Mejores prácticas en precintos de seguridad
¿Por qué utilizar precintos de seguridad?
Los precintos de seguridad se aplican para proporcionar una prueba de entrada. Existen muchos tipos y grados de precintos de seguridad, pero sirven de poco si no se utilizan como parte integrante de los procedimientos y sistemas establecidos por los usuarios para aplicar y controlar los precintos de seguridad.
Esta información tiene por objeto proporcionar ayuda a los usuarios de precintos, asistiéndoles en el establecimiento de los procedimientos y sistemas de control adecuados, con el fin de utilizar los precintos de seguridad para evitar el hurto y el robo.
A continuación, se muestra el proceso necesario para la gestión adecuada de los sellos de seguridad:
Pedir precintos de seguridad
Procedimiento para solicitar precintos de seguridad
1. El pedido de precintos de seguridad debe ser siempre responsabilidad de una persona designada en la empresa.
2. Todos los pedidos de precintos de seguridad deben proceder de un lugar centralizado de la empresa.
3. Los fabricantes de precintos deben enviarlos a un lugar específico de la empresa.
4. Los precintos de seguridad deben estar marcados con láser o marcación termodigital con una serie de marcas y números exclusivos de la empresa que los utiliza.Por su seguridad recomendamos que se marque en láser ya que impide que la marcación sea borrada.
5. Utilizar un código de colores o un código de localización es un método ideal para identificar los diferentes centros de distribución o terminales de las empresas.
Almacenamiento de precintos de seguridad
Los precintos de seguridad deben guardarse siempre en una zona segura a la que sólo tenga acceso el personal autorizado. Esto evitará el uso fraudulento de los precintos de seguridad. Se debe llevar un libro de registro de «control de suministro de precintos».
Libro de registro de precintos de seguridad de salida
Mantenga un libro de registro para el registro de precintos de salida y otro libro de registro para el registro de precintos de entrada. El libro de registro de precintos de seguridad de salida debe contener la siguiente información:
Libro de registro : la trazabilidad con precintos de seguridad
1. Fecha y hora de aplicación del precinto.
2. Número de remolque o contenedor.
3. Destino del envío.
4. Nombre del empleado que aplica el precinto.
5. Identidad del conductor.
Nota:
Si el conductor no es empleado del expedidor, la aplicación del precinto debe ser supervisada por un representante del expedidor. El conductor imprimirá la marca y la numeración del precinto en el conocimiento de embarque, y el representante del expedidor firmará el documento de envío.
La aplicación del precinto es importante
Todos los precintos deben aplicarse según las instrucciones del fabricante, y un empleado designado debe comprobar la aplicación del precinto.
Seleccione el precinto de seguridad más adecuado para el envío, en función del valor, el destino y otros factores logísticos.
Deben utilizarse los siguientes procedimientos de aplicación:
1. Precinte todas las aberturas de las puertas del remolque o contenedor.
2. Inserte la correa del precinto a través de la aldaba de cierre.
3. Escuche el «clic» al cerrar el precinto.
4. Para asegurar una correcta aplicación del precinto, compruebe siempre la aplicación del mismo tirando de la parte del precinto que se introdujo en el mecanismo de cierre.
PROCEDIMIENTOS DE ENTRADA
A. Todos los conductores deben presentar su documentación en la puerta de seguridad.
B. El guardia verificará el permiso presentado por el conductor.
El guardia debe registrar la siguiente información:
i. Número de tractor, empresa y número de matrícula.
ii. Número de remolque o contenedor.
iii. Número, color y codificación del precinto.
iv. La identidad del conductor (número de licencia).
v. La fecha y la hora.
C. Para evitar que se desarrollen patrones de envío, los envíos domésticos aleatorios o de bajo valor también deben ser precintos de alta seguridad.
D. El lugar de entrada debe inventariar precintos marcados o numerados de forma diferente, que se utilizarán para la comprobación aleatoria de los envíos.
E. Los controles aleatorios de los envíos deben ser realizados siempre por el personal de seguridad designado, o supervisados por él.
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